Um estudo recente e inédito, desenvolvido pela Veritas em parceira com a Vanson Bourne, envolvendo 22 países (incluindo Américas, Europa, Oriente Médio e Ásia Pacífica, entre eles o Brasil) e 2.500 profissionais de tecnologia da informação, mostra que 52% de toda informação atualmente armazenada e processada pelas organizações ao redor do mundo é considerada “dado escuro”, cujo valor é desconhecido.

Outros 33% dos dados são considerados redundantes, obsoletos, ou triviais, identificados pela sigla ROT, e são considerados inúteis. Sem tratamento adequado, esses dados “escuros” junto com o ROT vão custar para as organizações, até o ano de 2020, por volta de 3,3 trilhões de dólares para serem gerenciados. Será que vale a pena aplicar tanto dinheiro para administrar dados que podem ser administrados, descartados?

As organizações estão criando e armazenando dados a um ritmo cada vez maior, devido a uma cultura de ‘acumulação de dados’ e a uma atitude indiferente à política de retenção. Esses dados podem ser qualquer coisa, desde informações de negócios valiosas até informações non-compliant.

O estudo apontou que os líderes de tecnologia da informação consideram que somente 15% de todos os dados armazenados podem ser considerados como informações organizacionais críticas. Isto quer dizer que o percentual de dados verdadeiramente útil para o negócio é ínfimo quando comparado à totalidade do que pode ser descartado. Não vale a pena investir tanto dinheiro para administrar dados que, literalmente, podem ser descartados.

Uma organização de médio porte guardando 1000 terabytes de informações não-críticas tem um custo estimado, anual, de mais de 650 mil dólares. Portanto, entender e reconhecer que a cultura de acumular dados existe é o primeiro passo para abordar o problema e começar a enfrentá-lo, sem medo.

Os dados precisam ser classificados com base em uma política de retenção da organização: o que é um dado limpo e crítico para o negócio e precisa ser identificado e tratado; o que é dado escuro e desconhecido e precisa ser identificado e analisado; e quais são os obsoletos, redundantes e triviais, que deveriam ser armazenados ou descartados.

Em média, 26,5% dos funcionários das organizações apontadas no estudo armazenam dados pessoais em seus dispositivos de trabalho. Como muito dos dados são escuros, os profissionais da tecnologia da informação não podem avaliar quais dados têm valor para o negócio ou então podem colocar a empresa em risco.

No estudo, o Brasil não está tão mal. O país tem uma das mais baixas classificações em termos de disciplina do funcionário em aderir às políticas de dados corporativos, com 37% que armazenam dados em dispositivos de trabalho.

O país aparece, também, na terceira posição entre os melhores países que tem a maior fatia de dados críticos de negócios, limpos e identificados. Seu índice é de 22% nesta categoria. Com melhores índices do que as organizações brasileiras estão a China, com 25% de dados limpos identificados, e Israel, com 24% de dados limpos. Em relação a dados escuros, o Brasil está com 47% e é um dos percentuais mais baixos de todo o mundo. Os dados ROT do Brasil ficam na faixa dos 31%, 2% melhores que a média global de 33%.

Mas isto não quer dizer que poderemos descansar e não nos considerarmos “acumuladores de dados”. Os índices ainda são altos tanto em armazenamento de arquivos privados nas redes das organizações, quanto nos dados escuros. O que fez o Brasil se destacar é porque os índices dos demais países comparados no estudo estão altíssimos.

Os piores transgressores de dados escuros são da Alemanha, Canadá e Austrália com, respectivamente, 66%, 64% e 62%. Os Estados Unidos estão em uma posição média com 54% de dados desconhecidos.

A adoção da computação em nuvem contribui por aumentar mais de um terço a quantidade de dados armazenados em 2016. A previsão é que passe de 33% para 46% na média mundial. Há uma preocupação crescente sobre os custos de lock-in no futuro.  Enviar dados para a nuvem pode simplesmente mover o problema para mais longe, somando-se aos dados escuros não classificados.

Em casos de investigação regulatória ou criminal, aumenta-se o risco para as organizações o fato de não saberem o que está sendo armazenado nos servidores e storages corporativos ou em nuvem. No Brasil, o número de empregados que usam redes corporativas para uso pessoal está crescendo.

São documentos pessoais e legais de identificação (70%), fotos (67%) ou software não-aprovados (42%) armazenados no ambiente do trabalho. Pode até parecer inocente no começo. Mas muitos desses documentos podem desencadear novas regras de privacidade de dados em jurisdições regionais ou potenciais problemas de direitos autorais.

O estudo é uma continuação do Índice da Genômica de Dados da companhia, primeira visão precisa da indústria sobre a composição dos dados das empresas com base na análise de bilhões de arquivos. No Genoma de Dados, se descobriu que depois de 3 anos 40% de dados armazenados nunca foram usados e são considerados “velhos”.

O Relatório Global Databerg confirma que líderes de TI estão cientes deste problema. Esses dois primeiros estudos da indústria casam as perspectivas do funcionário com a realidade do sistema de arquivos. Juntos, se espera que eles possam ser uma bússola para as organizações enfrentarem a dinâmica de crescimento de dados, sua administração com maior equilíbrio para os negócios, para a tecnologia e para a redução de custos.

Enfim, nos transformamos em acumuladores de dados, um comportamento que precisa ser revisto para o bem das economias mundiais, das organizações, da segurança no mundo digital e, acima de tudo, para que todos possamos realmente tirar o verdadeiro valor das informações que produzimos.

Fazer uma limpeza digital precisa entrar na rotina de todas as empresas e de todos nós. É importante deixarmos de sermos acumuladores de dados enquanto há tempo para mudar essa atitude.

* Marcos Tadeu é gerente de engenharia de sistemas da Veritas Brasil.